Melakukan Analisa Jabatan (Job Analyst)

Di dalam organisasi perusahaan tentu saja memiliki struktur jabatan yang menopang dalam menjalankan roda organisasi. Struktur organisasi diperusahaan merupakan proyeksi dari fungsional SDM dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab pekerjaan. Fungsi system tersebut terstandar dalam job deskripsi yang menjadi pedoman karyawan dalam bekerja mencapai target kinerja yang ditentukan.  Job Deskripsi menjadi factor dasar yang sangat penting untuk menggerakkan roda bisnis organisasi dalam mencapai visi & misi jangka panjang.  Namun tidak semua perusahaan memiliki desain organisasi yang jelas dan terukur. Sehingga terkadang masih sering dijumpai standarisasi yang belum optimal, pedoman dan tatanan job yang jelas, masih adanya multi-job pada individu dalam melakukan pekerjaan, sehingga performa dalam bekerja kurang optimal.

Sehingga problem diatas perlu dilakukan Analisa Jabatan kembali untuk mereview, memetakan, mengevaluasi dan menentukan standar yang jelas sebagai pedoman pengelolaan dan pengembangan SDM secara sistematis & terukur.  Analisis jabatan adalah suatu proses untuk mendapatkan keterangan mengenai suatu jenis pekerjaan menggunakan metode yang praktis dan sistematis. Analisis jabatan merupakan deskripsi yang lengkap mengenai jenis pekerjaan yang dimaksud, antara lain kewajiban & tanggungjawab pekerja/karyawan atau perlengkapan-perlengkapan penunjang. Disamping itu dengan adanya desain kerja yang sistematis maka akan membantu para atasan/supervisor melakukan kontrol & monitoring pekerjaan para karyawannya sehingga obyektivitas penilaian pekerjaan menjadi penting. Analisis Jabatan dapat menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin memegang jabatan tertentu.

ANALISA JABATAN adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh, mengolah dan menyusun data menjadi informasi sebuah jabatan yang berguna untuk kepentingan pelaksanaan, pengembangan dan perencanaan organisasi. Kita ambil contoh untuk pelaksanaan, kita membutuhkan anajab untuk membuat uraian pekerjaan. Pengembangan organisasi juga membutuhkan untuk menentukan indikator keberhasilan kerja untuk para karyawan, bahkan perencanaan rekrutmen juga membutuhkan Analisa jabatan.

Hasil dari analisa jabatan tentu saja akan menghasilkan standar deskripsi jabatan, selain itu didapatkan SPESIFIKASI JABATAN yang terukur. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan adalah:

  1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja.
  2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.
  3. Persyaratan fisik dan mental.
  4. Persyaratan umur dan jenis kelamin.
  5. Persyaratan kompetensi jabatan.
  6. Target jabatan (performance goal).

Adapun kegunaan dari kegiatan melakukan analisis jabatan dalam lingkup HROD, adalah:

  1. Pengembangan kriteria pengukuran kesuksesan kerja.
  2. Menetapkan struktur fungsional jabatan.
  3. Evaluasi jabatan.
  4. Pengembangan strategi seleksi karyawan.
  5. Pengembangan metode/prosedur kerja.
  6. Pengembangan alat-alat dan perlengkapan kerja yang lebih efektif.
  7. Pengembangan program training.

Apabila di Perusahaan Bapak/Ibu bekerja membutuhkan vendor/provider konsultan ataupun training Analisa Jabatan untuk pengembangan organisasi, silahkan dapat mendiskusikan dengan kami untuk membantu pelaksanaannya. Semoga dapat bekerja sama dan bermitra dengan Perusahaan tempat Bpk/Ibu bekerja. Terima kasih.

NEW NORMAL: Transisi & Perubahan Perilaku Dalam Pencegahan & Pengendalian COVID-19

Ditulis oleh Rocky Valentino

Sejak pertama kali dilaporkan kasus pertama di Kota Wuhan, Provinsi Hubei, Tiongkok pada bulan Desember 2019, penyakit Coronavirus Disease-2019 (COVID-19) telah menyebar ke seluruh wilayah di dunia.  Pada Januari 2020, Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) telah menyatakan kasus penyebaran penyakit virus corona baru di Provinsi Hubei, Cina sebagai Darurat Kesehatan Publik untuk mendapatkan kepedulian internasional. WHO menetapkan kejadian tersebut sebagai pandemik  yang menyebar ke 114 negara-negara lain di seluruh dunia pada waktu itu. Hingga 23 April 2020, lebih dari 2.000.000 kasus COVID-19 telah dilaporkan di lebih dari 210 negara dan wilayah, mengakibatkan lebih dari 195,755 orang meninggal dunia dan lebih dari 781,109 orang sembuh. Jumlah ini terus bertambah seiring dengan berjalannya waktu dan karakter penularan virus yang sangat cepat.

Kasus pertama di Indonesia, ditemukan Dua Warga yang berdomisili di Depok diketahui positif mengidap virus SARS Cov-2.  Kedua warga tersebut, yang merupakan ibu dan anaknya, kemudian menjalani perawatan di ruang isolasi RSPI Dr Sulianti Saroso, Jakarta. Kedua WNI itu, menurut Menkes Terawan Agus Putranto, terpapar virus berbahaya itu dari Warga Negara (WN) Jepang yang tinggal di Malaysia. Angka kasus positif Covid-19 terus bertambah hingga pemerintah menetapkan sebagai kondisi bencana nasional.

Selain berdampak pada resiko kesehatan, pandemic COVID-19 memberikan dampak yang luar biasa bagi perekonomian global.  Indonesia tidak bisa lepas dari dampak ekonomi yang dirasakan. Banyak sektor-sektor penyokong ekonomi nasional yang terkena dampak secara langsung. Sektor pariwisata dan transportasi yang mengalami dampak besar dengan pandemic yang berlangsung. Hotel dan penerbangan sepi penumpang dikarenakan adanya kebijakan pembatasan sosial dan pembatasan berpergian.

APA ITU COVID-19?

COVID-19 adalah penyakit menular yang disebabkan oleh jenis coronavirus yang baru ditemukan. Coronavirus adalah suatu kelompok virus yang dapat menyebabkan penyakit pada hewan atau manusia. Beberapa jenis coronavirus diketahui menyebabkan infeksi saluran nafas pada manusia mulai dari batuk pilek hingga yang lebih serius seperti Middle East Respiratory Syndrome (MERS) dan Severe Acute Respiratory Syndrome (SARS).

GEJALA-GEJALA COVID-19

Gejala-gejala COVID-19 secara umum adalah demam, batuk kering, dan rasa lelah. Gejala lainnya mungkin dialami beberapa pasien meliputi rasa nyeri dan sakit, hidung tersumbat, sakit kepala, konjungtivitis, sakit tenggorokan, diare, kehilangan indera rasa atau penciuman, ruam pada kulit, atau perubahan warna jari tangan atau kaki.

Gejala-gejala yang dialami biasanya bersifat ringan dan muncul secara bertahap. Beberapa orang menjadi terinfeksi tetapi hanya memiliki gejala ringan.  Sebagian besar (sekitar 80%) orang yang terinfeksi berhasil pulih tanpa perlu perawatan khusus. Sekitar 1 dari 5 orang yang terinfeksi COVID-19 menderita sakit parah dan kesulitan bernapas. Orang-orang lanjut usia (lansia) dan orang-orang dengan kondisi medis penyerta seperti tekanan darah tinggi, gangguan jantung dan paru-paru, diabetes, atau kanker memiliki kemungkinan lebih besar mengalami sakit lebih serius. Namun, siapa pun dapat terinfeksi COVID-19 dan mengalami sakit yang serius.

PENULARAN COVID-19

Orang dapat tertular COVID-19 dari orang lain yang terinfeksi virus ini. COVID-19 dapat menyebar terutama dari orang ke orang melalui percikan-percikan dari hidung atau mulut yang keluar saat orang yang terinfeksi COVID-19 batuk, bersin atau berbicara. Percikan-percikan ini relatif berat, perjalanannya tidak jauh dan jatuh ke tanah dengan cepat. Orang dapat terinfeksi COVID-19 jika menghirup percikan orang yang terinfeksi virus ini. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk menjaga jarak minimal 1 meter dari orang lain. Percikan-percikan ini dapat menempel di benda dan permukaan lainnya di sekitar orang seperti meja, gagang pintu, dan pegangan tangan. Orang dapat terinfeksi dengan menyentuh benda atau permukaan tersebut, kemudian menyentuh mata, hidung, atau mulut mereka. WHO sampai dengan saat ini masih terus mengkaji perkembangan penelitian tentang cara penyebaran COVID-19 dan akan menyampaikan temuan-temuan terbaru.

NEW NORMAL?

Belakangan ini kita sering mendengar istilah “new normal” di media-media yang santer terdengar dan diperdebatan oleh beberapa kalangan orang.  Dari istilah kata bahasa new normal = normal baru. Untuk menjelaskan lebih lanjut tentang new normal maka akan kami jabarkan analogi yang terjadi belakangan ini. Disadari ataupun tidak disadari bahwa dampak pandemi COVID-19 telah mengubah cara kita beraktivitas & bekerja. Perubahan itu tampak dari dalam diri dan bahkan meluas ke bagaimana seseorang lebih waspada, menjaga kesehatan diri, keputusan bepergian, memasuki tempat kerja, berinteraksi dengan orang lain, mengelola tugas, dan masih banyak lagi lainnya.

Orang-orang dewasa kembali lagi melakukan pembelajaran seperti halnya dikelas sekolah anak-anak yaitu bagaimana cara mencuci tangan yang efektif menggunakan beberapa gerakan.  Kebiasaan seperti itu tidak pernah terpikirkan sebelumnya untuk mengulangi kembali dengan benar. Mengubah kebiasaan lama dengan kebiasaan baru, mungkin dalam paragraf ini yang dapat mewakili definisi new normal dari sisi perilaku manusia.

MENERAPKAN NEW NORMAL DI TEMPAT KERJA

Cara paling efektif untuk mencegah meluasnya penyebaran COVID-19 adalah memastikan karyawan dan pelanggan mempraktikkan protokol kesehatan yang benar dan disiplin. Hal ini membutuhkan keseriusan dan komitman dari semua pihak termasuk karyawan itu sendiri.  Protokol kesehatan new normal tentu saja tidak hanya melindungi karyawan saja dari penyebaran COVID-19, namun juga memproteksi keluarga dirumah dari kemungkinan tertular COVID-9 dari lingkungan kantor. Dalam hal penerapan itu sebenarnya tidak ada yang dirugikan, justru semuanya jika dilakukan dengan benar akan saling menguntungkan.

Panduan ini akan memberikan rekomendasi untuk tempat kerja yang bisa menerapkan protokol pencegahan COVID-19 dan  mendorong semua tempat kerja untuk suatu hal yang baru terkait kebiasaan baru yang harus dijalankan dengan benar, seperti mempertimbangkan analisa resiko, screening suhu tubuh, penggunaan masker, penerapan physical distancing, kebiasaan mencuci tangan, penerapan tepat kerja yang bersih, peningkatan kesadaran diri bagi karyawan dan penggunaan rapat virtual daripada langsung.

ANALISA RESIKO

Melakukan analisa resiko sangat penting dilakukan sebagai tindakan awal pencegahan. Analisa resiko dilakukan terhadap potensi dan resiko yang ada saat situasi pandemi COVID-19 ini.  Yang perlu dilakukan sebelum memulai bekerja diantaranya:

  1. Lakukan self assessment terhadap resiko COVID-19 untuk seluruh karyawan sebelum masuk kembali bekerja.
  2. Lakukan penilaian resiko terhadap sumber-sumber yang dapat memungkinkan terjadinya penularan. (misalnya penilaian resiko terhadap transportasi umum sehingga dapat dibuatkan kebijakan yang mengatur untuk penggunaan transportasi umum bagi siapa saja)
  3. Lakukan penilaian resiko terhadap latar belakang anggota keluarga.(misalnya perusahaan perlu mengetahui pasangan karyawan dirumah atau bekerja, jika bekerja tingkat resikonya dapat dipetakan, dan yang terpenting karyawan harus melapor jika ada anggota keluarga yang berinteraksi langsung dengan ODP, PDP atau pasien positif)

PENGECEKAN SUHU TUBUH

Melakukan pengecekan suhu tubuh karyawan sebelum memasuki area kantor merupakan hal penting yang dilakukan untuk mencegah penyebaran.  Lakukan screening menggunakan thermometer yang terstandar dan tentu saja dengan kalibrasi yang baik. Cek suhu tubuh karyawan menggunakan thermometer tersebut. Larangan masuk kerja bagi pekerja, tamu/pengunjung yang memiliki gejala demam/nyeri tenggorokan/batuk/pilek/sesak nafas. Suhu tubuh >37.3 derajat tidak diperkenankan masuk area kantor.  Jika menjumpai hal tersebut, segera sarankan karyawan untuk melakukan pemeriksaan ke dokter.

PENGGUNAAN MASKER

Dalam situasi pandemi COVID-19 saat ini, menggunakan masker wajib dilakukan. Gunakan masker Ketika mulai keluar rumah, dilingkungan kantor dan perjalanan kembali ke rumah

PENERAPAN PHYSICAL DISTANCING

Cara paling efektif untuk mencegah penyebaran COVID-19 adalah memastikan karyawan dan pelanggan mempraktikkan jarak fisik. Jarak yang dimaksud membutuhkan setidaknya rentang satu sampai dengan dua meter pemisahan antara karyawan, pelanggan, dan pengunjung.  Penerapan jarak aman ini untuk aktivitas di kantor, dapat melakukan meeting online, penerapan selama diperjalanan, ataupun tempat-tempat umum.

PENERAPAN KEBIASAAN MENCUCI TANGAN & PENGGUNAAN HANDSANITIZER

Lakukan kebiasaan baru dengan selalu melakukan cuci tangan Ketika akan dan selesai beraktivitas.  Cuci tangan menggunakan sabun dan alir mengalir. Lakukan cuci tangan dengan gerakan-gerakan yang ditentukan.  Jika kita biasanya mencuci tangan dengan cara cepat (2 detik), maka untuk kondisi new normal harus mulai dibiasakan mencuci tangan secara perlahan sekitar 20-30 detik.

Bila tidak ada fasilitas cuci tangan, maka dapat dilakukan menggunakan handsanitizer.  Oleh karena itu selama keluar rumah, bawa selalu handsanitizer yang memenuhi standar kesehatan.

TEMPAT KERJA YANG BERSIH

Pastikan tempat kerja bersih dan higienis. Permukaan meja dan kursi dan peralatan(seperti telepon, mouse, keyboard) perlu dibersihkan dengan disinfektan secara teratur. Atur sirkulasi cahaya dan suhu ruangan dengan baik. Sediakan tempat sampah yang tertutup.

ETIKA BATUK & BERSIN

Terapkan etika batuk dan bersin dengan benar. Dapat menggunakan masker, menutup dengan siku tangan, dan segera bersihkan tangan dengan mencuci tangan dengan benar.

PENGATURAN KARYAWAN

Lakukan pengaturan karyawan seminimal mungkin. Dengan pengaturan kapasitas 50% karyawan yang masuk kerja atau kapasitas 50% karyawan terhadap ruangan yang digunakan.  Perusahaan bisa melakukan pengaturan terhadap sistem jam kerja shift, dan lain-lain. Hal ini untuk menghindari kerumunan banyak orang dalam satu tempat ataupun satu waktu.

TINGKATKAN KESADARAN KARYAWAN

Perusahaan dapat melakukan sosialisasi terkait COVID-19 dan perkembangannya dengan referensi yang tepat. Dengan sosialisasi yang terus-menerus dilakukan maka akan dapat meningkatan kesadaran karyawan untuk melakukan Tindakan pencegahan dan penanggulangan COVID-19 di area kerja. 

Antar karyawan dapat saling mengingatkan terhadap penerapan protokol Kesehatan. Misalnya jika ada yang berkerumun maka ingatkan protokol physical distancing, dan lain-lain.

Mengelola Tim Kerja Yang Efektif

Ditulis oleh Rocky Valentino

Sebuah tim yang efektif didalam organisasi dipengaruhi oleh komponen-komponen penting didalamnya, antara lain: interdependensi, komplementer, skill, dan komitmen. Levi (2001) menjelaskan bahwa sebuah tim yang solid didalamnya terdapat individu-individu yang bekerja sesuai fungsinya, tidak ada yang mendominasi di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan. Adanya saling keterbukaan antara satu dengan rekan lainnya. Adanya interdependensi didalam tim dapat meningkatkan kerjasama solid, kinerja yang lebih baik, serta meningkatkan efesiensi. Shaw (1973) mengungkapkan bahwa faktor interdependensi memberikan pengaruh positif terhadap peningkatan kerjasama didalam tim. Sebuah tim yang solid didalamnya terdapat individu-individu yang memiliki skill/ketrampilan-ketrampilan yang saling melengkapi, koordinasi, selaras dengan kompetensi serta tujuan (Katzenbadh & Smith, 1993). Disamping itu juga didalamnya terdapat individu-individu yang memiliki komitmen dan tanggungjawab sesuai dengan fungsinya masing-masing untuk kinerja yang baik. Team building merupakan salah satu model intervensi yang diuraikan oleh cummings & worley (2005) dalam konteks human process intervention. Team building didesain untuk menciptakan tim yang solid, efektif dan optimal dalam kinerjanya untuk mencapai tujuan. Fred Cannon (2009) dalam jurnal penelitiannya mendesain model team building secara praktis. Dituliskan bahwa untuk mencapai keberhasilan tim diperlukan 10 (sepuluh) langkah yang harus diperhatikan. 10 (sepuluh) langkah tersebut merupakan suatu tahapan faktor yang harus dilakukan oleh sebuah tim untuk mencapai keberhasilan. Diantaranya:

  1. Building trust, 
  2. Healthy conflict, 
  3. Comitment, 
  4. Common purpose, 
  5. Goals, 
  6. Mutual accountability, 
  7. Focus result, 
  8. Working approach, 
  9. Leadership, 
  10. Support & development.

Pentingnya Perusahaan Melakukan Pengembangan Organisasi

Organizational development (OD) merupakan sebuah metode atau pendekatan yang dilakukan untuk proses pengembangan organisasi yang terencana, sistematis dan berkesinambungan. Dunia bisnis adalah sebuah service company yang bergerak dalam bisnis multi-konsumen. Persaingan bisnis  ke  depan  tidak  hanya  berorientasi pada keunggulan kualitas produk yang dihasilkan, namun harus dibarengi dengan kualitas pelayanan untuk memenuhi ekspektasi konsumen yang terus meningkat seiring dengan perkembangan budaya, tingkat kebutuhan, dan kemajuan teknologi.

Strategi yang digunakan oleh perusahaan maju saat ini adalah menomorsatukan pelayanan untuk menarik minat konsumen maupun stakeholder lainnya karena pelayanan yang baik merupakan kunci penting dalam mencapai kesuksesan kompetisi bisnis global di masa mendatang. Kinerja organisasi yang maksimal tentunya berangkat dari SDM yang berkualitas, perangkat sistem  di  dalamnya, culture serta teknologi yang mendukung. peran organisasi menjadi faktor yang paling signifikan dalam menciptakan keunggulan yang kompetitif, dalam hal ini kinerja karyawan dapat menjalankan atau menghancurkan setiap strategi organisasi.

Melihat pentingnya fungsi pengembangan organisasi, maka HR/OD  perusahaan dapat melakukan analisa dan perancangan intervensi berdasarkan optimalisasi efektivitas organisasi , antara lain:

  1. Assessmen level organisasi, yaitu melihat efektivitas organisasi untuk pengembangan yang terarah sesuai dari kebutuhan – sumber daya – development – perancangan program intervensi organisasi – output
  2. Assessmen  level  kelompok,  yaitu  melihat  efektifitas  tim  dalam  mencapai  tujuan organisasi untuk pengembangan tim yang terarah sesuai dari kebutuhan – sumber daya – development – perancangan program intervensi organisasi – output
  3. Assessmen level individu, yaitu melihat efektifitas peran individu (staffing) dalam pencapaian tujuan organisasi mencakup resources, system, personality, culture, development, dan lain-lain untuk menciptakan dinamika kelompok dan organisasi secara optimal. Pengembangan individu sesuai dengan kebutuhan – sumber daya – development – perancangan program intervensi organisasi –output.